- コラム
PDFとWordの違いとは？どちらを使うべき？
「資料を送る時、WordファイルとPDFのどちらで送ればいいの？」「PDFで受け取ったけど編集できない…」——ビジネスの現場でよく聞かれる疑問です。
WordとPDFはどちらも書類を作成・共有するためのファイル形式ですが、得意なことと苦手なことが全く異なります。用途に合わせて正しく使い分けることが、スムーズなやり取りにつながります。
この記事では、PDFとWordの違い・それぞれの特徴・どちらを使うべき場面をわかりやすく解説します。
目次
WordとPDFの基本的な違い
Word（.docx） Microsoft Wordで作成・編集するためのファイル形式です。文章・画像・表などを自由に編集できます。ビジネス文書の作成・修正に広く使われており、Microsoft Officeがインストールされたパソコンであれば開いて編集できます。
PDF（Portable Document Format） Adobeが開発したファイル形式で、どんな環境で開いても同じレイアウト・フォント・デザインで表示されることが特徴です。基本的に閲覧専用で、内容を簡単に編集・改ざんできないようになっています。
Wordのメリット・デメリット
メリット
自由に編集・修正できる 文章を追加・削除・修正したり、書式を変えたり、画像を差し替えたりと、あらゆる編集が自由にできます。社内文書の作成・修正のやり取りに向いています。
コメント・変更履歴が使える 「変更履歴を記録」する機能を使うと、誰がどこを修正したかを視覚的に確認でき、複数人での校正・レビューに便利です。
他のOfficeアプリとの連携がスムーズ ExcelやPowerPointとのデータ連携がしやすく、社内での資料作成に広く活用されています。
デメリット
環境によってレイアウトが変わることがある Wordファイルは、開く環境（OS・Wordのバージョン・フォントのインストール状況）によってレイアウトやフォントが崩れることがあります。自分の画面では正しく見えても、相手の環境では違って見える可能性があります。
Microsoft Officeが必要 Wordファイルを開いて編集するには、基本的にMicrosoft Wordが必要です（Googleドキュメントなどでも開けますが、完全な互換性がない場合があります）。
改ざんされるリスクがある Wordファイルは誰でも内容を編集できるため、重要な契約書や公式文書をWordで送ると意図せず変更されるリスクがあります。
PDFのメリット・デメリット
メリット
どんな環境でも同じレイアウトで表示される PDFはWindowsでもMacでも、スマートフォンでも、作成時とまったく同じデザイン・フォント・レイアウトで表示されます。「送った資料のレイアウトが崩れていた」というトラブルを防げます。
無料・専用アプリなしで閲覧できる PDF閲覧にはAdobe Acrobat Reader（無料）や、ブラウザ内蔵のPDFビューアが使えます。受け取った相手が特別なソフトを持っていなくても確実に開けます。
内容が改ざんされにくい 基本的に閲覧専用のため、重要な書類・契約書・請求書などの公式文書に適しています。パスワードを設定して開封を制限することも可能です。
ファイルサイズが小さくなりやすい Wordファイルと比べて同じ内容でもファイルサイズが小さくなることが多く、メールへの添付やダウンロードがしやすいです。
デメリット
基本的に編集できない 標準的な方法ではPDFの内容を自由に編集・修正できません（Adobe Acrobatの有料版や一部のツールでは編集可能ですが）。修正が必要になった場合は元のWordファイルに戻って修正し、再度PDFに変換する手間がかかります。
フォームへの入力が手間になることがある 一般的なPDFビューアでは文字の入力ができない場合があります（フォームフィールドが設定されていれば入力可能）。
どちらを使うべき？シーン別の選び方
Wordを使うべき場面
社内での文書作成・修正のやり取り 複数人でレビュー・編集を重ねる文書は、変更履歴やコメント機能が使えるWordが適しています。「このページを修正してください」という社内のやり取りにはWordが向いています。
相手に編集・加筆してほしい場合 契約書のひな形・申請書の記入用テンプレート・アンケートなど、相手に内容を入力・変更してもらいたい文書はWordが適しています。
社内文書・内部共有の資料 社内だけで使う会議資料・マニュアル・提案書の草稿などは、Wordのまま共有してもレイアウト崩れのリスクが低く、後の修正も簡単です。
PDFを使うべき場面
社外への送付・提出する最終版の文書 取引先・お客様・官公庁に提出する契約書・見積書・請求書・提案書の最終版は、必ずPDFに変換してから送りましょう。レイアウト崩れを防ぎ、内容の改ざんリスクも下げられます。
フォント・デザインを正確に維持したい文書 チラシ・カタログ・デザイン資料など、見た目を正確に伝えたい文書はPDFが適しています。
不特定多数の人に配布する文書 ダウンロード資料・説明書・マニュアルなど、不特定多数の環境で開かれる文書はPDFにしておくと安心です。
公式・重要書類 契約書・覚書・証明書など、内容を確定した後に変更されると困る文書はPDFで管理しましょう。
WordをPDFに変換する方法
Wordで作成した文書をPDFに変換するのは簡単です。
Windowsの場合 「ファイル」→「名前を付けて保存」→ファイルの種類で「PDF（*.pdf）」を選択して保存する。または「ファイル」→「エクスポート」→「PDF/XPS文書の作成」をクリックする。
Macの場合 「ファイル」→「プリント」→左下の「PDF」ボタン→「PDFとして保存」をクリックする。
まとめ
PDFとWordの違いと使い分けをまとめます。
- Word：自由に編集できる。社内での作成・修正のやり取り・相手に加筆してほしい文書に向く
- PDF：どんな環境でも同じ見た目・改ざんされにくい。社外への送付・最終版の提出文書に向く
- 社内のやり取りはWord→最終版の送付はPDFが基本の使い分け
- WordからPDFへの変換：「名前を付けて保存」または「エクスポート」から簡単にできる
「どちらで送ればいい？」と迷った時は、「相手に編集してほしいか（Word）、内容を確定して正式に送るか（PDF）」で判断すると迷いにくくなります。
投稿者プロフィール
株式会社デジタルダイブ サービス担当者
1995年に愛知県で創業したホームページ制作会社です。
名古屋をはじめ、東京や大阪を拠点に全国の企業・官公庁の Web サイトを1,000サイト以上手掛け、幅広い分野で制作実績を積み重ねてきました。
創業以来、専門性の高いクリエイティブで信頼を築いています。
また、webデザインをはじめとしたクリエイタースクール「デジタルハリウッドSTUDIO名古屋」を運営しています。
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